نرم افزار بایگانی چگونه می تواند مدیریت اطلاعات را بهبود بخشد؟

4 اسفند, 1403

خواندن این مطلب 5 دقیقه زمان میبرد

در بسیاری از سازمان ها، به خصوص آن هایی که روزانه با حجم بالایی از اطلاعات سروکار دارند، داشتن یک سیستم مناسب برای ذخیره سازی و محافظت از این اسناد، اهمیت ویژه ای دارد. به همین دلیل، بسیاری از سازمان ها، واحدی به نام «بایگانی» را برای نگهداری و حفظ مدارک خود ایجاد می کنند. این واحد، با هدف جمع آوری، حفاظت و دسته بندی اسناد و پرونده ها فعالیت می کند تا در مواقع نیاز، دسترسی به آن ها، آسان و سریع باشد؛ اما با گذشت زمان و افزایش تعداد این اسناد، حفظ و مدیریت آن ها، به یک چالش جدی تبدیل شده و جستجو و پیدا کردن یک سند خاص از میان هزاران سند، می تواند بسیار دشوار باشد. این مشکل، زمانی خود را نشان می دهد که نیاز فوری به یک سند خاص پیدا کنیم. در این شرایط، داشتن یک روش ساده و سریع برای دسترسی به اسناد و مدارک، می تواند تفاوت زیادی ایجاد کند. اگر شما هم با این مشکل مواجه شده اید و می خواهید از جستجو در میان حجم بالای اسناد و مدارک سازمان خود خلاص شوید، یا قصد دارید به طور کلی روش بهتری برای سازماندهی اسناد در سازمان خود پیدا کنید، پاسخ شما در استفاده از نرم افزار بایگانی نهفته است.

فهرست موضوعات این مطلب

بایگانی الکترونیکی چیست؟

نرم افزار دبیرخانه و بایگانی .بایگانی الکترونیکی، به فرآیند ذخیره سازی و نگهداری اسناد، تصاویر و فیلم هایی اطلاق می شود که روزانه استفاده نمی شوند؛ اما ممکن است در آینده، موردنیاز سازمان قرار گیرند. این نوع بایگانی، در مقایسه با بایگانی سنتی که از کاغذ استفاده می کند، راهی بسیار مفیدتر و کارآمدتر برای مدیریت اطلاعات است. در یک جمله، می توان گفت که در بایگانی الکترونیکی، اسناد کاغذی قدیمی، به داده های دیجیتال تبدیل می شوند؛ که این فرآیند، نه تنها کمک می کند تا از فضای فیزیکی کم تری برای نگهداری مدارک استفاده شود، بلکه دسترسی به اطلاعات را نیز در هر زمان و مکانی، بسیار آسان تر و سریع تر می کند. بایگانی الکترونیکی، این امکان را به سازما ‌ها می دهد که اطلاعات خود را به‌ صورت سازمان یافته و طبقه بندی شده نگهداری کنند و از آنجایی که دسترسی به این اسناد، به راحتی از طریق جستجو امکان پذیر است، سازمان ها می توانند در مواقع نیاز، به سرعت به اطلاعات موردنظر خود دسترسی پیدا کنند. این روش بایگانی، ضمن تسهیل فرایندهای گوناگون سازمان، امنیت بسیار بیشتری را نیز فراهم می کند.

کاربرد ها و مزایای استفاده از نرم افزار بایگانی

همانطور که گفتیم، با افزایش روزافزون حجم اطلاعات و اسناد سازمانی، استفاده از روش های سنتی بایگانی دیگر پاسخگوی نیازهای سازمان ها نیست. نرم افزار بایگانی، به عنوان یک راهکار نوین و کارآمد، این مشکل را حل کرده و به سازمان ها این امکان را می دهد تا اطلاعات خود را به صورت الکترونیکی و ایمن مدیریت کنند. در ادامه، برخی از مهم ترین مزایای استفاده از این نرم افزار کاربردی را مورد بررسی قرار خواهیم داد:

صرفه جویی در فضای فیزیکی

یکی از بزرگ ترین مشکلات روش های سنتی بایگانی، نیاز به فضای زیاد برای ذخیره اسناد و مدارک است. این در حالی است که نرم افزار بایگانی، این مشکل را به صورت کامل برطرف کرده است. با استفاده از این نرم افزار، سازمان ها می توانند اسناد خود را به صورت دیجیتالی ذخیره کرده و از فضای فیزیکی زیاد و همچنین هدر رفت فضا جلوگیری کنند. این راهکار، به خصوص برای سازمان های بزرگ و پرکاربرد که با حجم زیادی از اطلاعات سروکار دارند، کاملاً مناسب و کاربردی است.

کاهش زمان و هزینه بایگانی

دانلود نرم افزار بایگانی ، فرایندهای مختلف بایگانی را به صورت خودکار انجام داده و ضمن کاهش نیاز به نیروی انسانی و صرف زمان زیاد برای انجام این کار، هزینه های مرتبط با ذخیره سازی فیزیکی و نگهداری اسناد را نیز کاهش می دهد. سازمان ها می توانند با استفاده از نرم افزار بایگانی، اطلاعات خود را به سرعت ذخیره کرده و در مدت زمانی کوتاهی به آن ها دسترسی پیدا کنند.

افزایش امنیت اطلاعات

امنیت اطلاعات، در دنیای دیجیتال بسیار حائزاهمیت است. با استفاده از نرم افزار بایگانی، اسناد به صورت الکترونیکی ذخیره می شوند و دیگر نگرانی ای از بابت دستکاری یا از بین رفتن آن ها به دلیل خطای انسانی، وجود نخواهدداشت.

کاهش خطر از بین رفتن اسناد و مدارک

یکی از معضلات اصلی بایگانی سنتی، احتمال آسیب دیدن اسناد به دلیل حوادثی مانند آتش سوزی، آب خوردگی یا سایر موارد غیرقابل پیش بینی است. در نرم افزار بایگانی، این مشکلات به صورت کامل از میان رفته اند و با ذخیره سازی اسناد به صورت دیجیتال و تهیه نسخه های پشتیبان، می توان در صورت بروز هرگونه اتفاق غیرمترقبه، از اطلاعات و داده های موجود در سازمان به خوبی محافظت نمود.

دسترسی آسان به مدارک

با استفاده از نرم افزار بایگانی، دسترسی به اسناد بسیار سریع تر و آسان تر از روش های سنتی بوده و مدیران و کارمندان می توانند در هر زمان و از هر مکان، به اطلاعات خود دسترسی داشته باشند؛ که این ویژگی، برای تصمیم گیری های سریع و مدیریت بهینه اطلاعات، بسیار کاربردی و حائزاهمیت است.

اشتراک گذاری ساده و سریع اسناد

در بایگانی سنتی، اشترا‌ک گذاری اسناد با دیگران، بسیار زمان بر و دشوار است؛ اما با استفاده از نرم افزار بایگانی، این فرایند به سرعت و در مدت زمان بسیار کوتاهی انجام می شود. شما می توانید اسناد را به صورت دیجیتال با دیگران به اشتراک گذاشته و از هر مکانی، به آن ها دسترسی داشته باشید.

پشتیبان گیری و بازیابی اطلاعات

با هربار خروج از نرم افزار بایگانی، این سیستم به صورت خودکار، نسخه های بک آپ از اطلاعات و داده های سازمان ایجاد نموده و با این کار، تضمین می کند که اطلاعات شما همیشه در دسترس بوده و در صورت بروز هر گونه مشکل، بازیابی آن ها به راحتی صورت گیرد. در مقایسه با روش های سنتی که پشتیبان گیری از اسناد دشوار و هزینه بر است، نرم افزار بایگانی، فرآیند پشتیبان گیری را به صورت خودکار و بدون نیاز به دخالت نیروی انسانی انجام می دهد.

طبقه بندی دقیق اسناد و بازیابی سریع

نرم افزار بایگانی، طبقه بندی و سازماندهی اسناد را نیز، به شیوه ای سازمان یافته مرتب نموده و با طبقه بندی بر اساس فاکتورهای مختلفی مانند تاریخ، موضوع یا نوع سند، باعث می شود که جستجو اسناد و دستیابی به اطلاعات موردنیاز، به راحتی صورت گیرد.

عدم محدودیت در عمر بایگانی ها

در روش های سنتی، اسناد کاغذی پس از مدتی دچار فرسودگی و آسیب دیدگی می شوند و احتمال از بین رفتن آن ها بسیار زیاد است؛ اما با استفاده از نرم افزار بایگانی، تمام این محدودیت از بین رفته و اسناد دیجیتالی تا زمانی که شما بخواهید، قابل دسترسی هستند.

قیمت نرم افزار بایگانی

قیمت نرم افزار بایگانی، تحت تاثیر عوامل مختلفی قرار گرفته و بسته به ویژگی ها و قابلیت های مختلف نرم افزار، متفاوت است؛ به همین دلیل، نمی توان یک عدد ثابت را برای آن در نظر گرفت. طبیعتاً هرچه امکانات و قابلیت های نرم افزار گسترده تر باشد، قیمت آن نیز، به تبع افزایش خواهدیافت؛ اما به صورت کلی، از بهترین نرم افزار بایگانی، انتظار می رود که 10 قابلیت زیر را، حتی در نسخه پایه خود نیز ارائه دهد: